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Installation und Updates

Für die erste Installation von FusionCTI, laden Sie das Programm hier herunter, packen Sie es in ein neues leeres Verzeichnis und führen Sie die heruntergeladene Datei aus. Die Anwendung fragt Sie nun, ob Sie die benötigten Administratorenrechte besitzen und mit der Installation fortfahren möchten. Fragen Sie bei Bedarf Ihren Administrator nach der nötigen Erlaubnis.

Nach der ersten Installation von FusionCTI ist Ihre Software automatisch auf dem aktuellsten Stand. Von Zeit zu Zeit stellen wir weitere Updates für die Software bereit, die Fehler beheben oder neue Features hinzufügen. Deswegen sollten Sie regelmäßig auf Updates prüfen. Dies ist unter dem Menüpunkt Hilfe > Auf Updates prüfen möglich. Sollten neue Updates verfügbar sein, werden Sie ebenfalls nach Administratorenrechten gefragt, welche für das Update nötig sind.

Einstellungen

Bevor Sie das Programm verwenden können, müssen Sie in den Einstellungen das Programm konfigurieren. Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt Datei > Einstellungen. Es gibt folgende Einstellungen:

• Login: In dieser Eingabemaske müssen Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten für Ihr Benutzerkonto an der Telefonanlage hinterlegen. Mit dem Button "Verbindung testen" können Sie prüfen, ob Ihre eingegeben Daten korrekt sind. Ohne eine erfolgreiche Verbindung kann das Programm nicht verwendet werden.
• Lizenzierung: In diesem Reiter können Sie Ihre Lizenz aktivieren. Wählen Sie dazu in der Auswahlbox die gewünschte Version aus und geben Sie Ihren Benutzernamen an, mit dem die Lizenz erworben wurde. Wurden falsche Daten eingegeben, wird Sie das Programm beim Speichern der Einstellungen darauf hinweisen. Sollte bei der Lizenzierung ein Problem auftreten, kontaktieren Sie uns bitte.
• Telefonie: Hier haben Sie die Möglichkeit Ihren Hotkey zum Anrufen (ab Basic, Beschreibung siehe unten) zu wählen und die automatische Rufannahme zu aktivieren. Ist die automatische Rufannahme aktiv, müssen Sie bei einem ausgehenden Anruf nicht den Hörer Ihrer Telefons abnehmen (ist bspw. bei der Verwendung eines Headsets sinnvoll).
• eSIP: Falls Sie die Pro+ Version besitzen, können Sie hier Ihren eSIP-Client konfigurieren. Für eine gültige Konfiguration sollten Sie ein Eingabegeräte, ein Ausgabegerät und eine Extension wählen. Weitere Informationen zum eSIP-Client finden Sie unten.
• Oberfläche: In diesem Reiter können Sie die Sprache und das Theme der Oberfläche ändern. Änderungen an diesen Einstellungen erfordern einen Neustart des Programms.

Sollten Sie die Pro-Version besitzen und mit Ihrem Benutzerkonto Zugriff auf mehrere Extensions haben, können Sie außerdem in der Statuszeile am unteren Fensterrand Ihre Extension auswählen.

Telefonieren und Vermitteln

Über das Wählfeld oder die Tastatur können Sie eine Nummer wählen und anschließend über das grüne Hörersymbol das Telefonat starten. Mit dem roten Hörer können Sie Ihr Telefonat beenden. Um ein Gespräch zu vermitteln, können Sie die Parkfunktion nutzen:

• Einparken: Klicken Sie während Ihres Telefonats auf einen freien Parkplatz (blau), um Ihren Gesprächspartner zu parken. Während der Anrufer geparkt ist, hört er Wartemusik und der Parkplatz ist belegt (rot). Ihr eigenes Gespräch wird beendet.
• Ausparken: Anschließend können Sie die Zielperson anrufen, zu der Sie das Gespräch vermitteln möchten. Während des Telefonats mit der Zielperson können Sie erneut auf den belegten Parkplatz (rot) klicken, um den geparkten Anrufer zur Zielperson zu transferieren. Ihr eigenes Gespräch wird beendet und der Parkplatz ist wieder frei (blau).

Hinweis: Das Vermitteln von Gesprächen funktioniert momentan nur bei eingehenden Anrufen!

Kurzwahltasten

Die wichtigsten Gesprächspartner können Sie auf den virtuellen Kurzwahltasten unterhalb des Displays hinterlegen. Die Kurzwahltasten lassen sich durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Taste konfigurieren. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie eine Nummer und eine kurze Beschreibung hinterlassen können.

Durch Doppelklick auf eine Kurzwahltaste rufen Sie die hinterlegte Nummer an. Sollte die hinterlegte Nummer Teil Ihrer Telefonanlage sein, wird ihr Status regelmäßig aktualisiert und farblich gekennzeichnet. Die unterschiedlichen Icons auf den Kurzwahltasten symbolisieren ihren Status.

Gerätekonfiguration

Unter Datei > Gerätekonfiguration können Sie die echten Kurzwahltasten Ihres Telefons editieren. Es öffnet sich ein Bild Ihres Geräts, mit dessen Tasten Sie interagieren können. Klicken Sie auf eine Taste, um die Eingabemaske für die Konfiguration zu öffnen. Sie können den Typ (Speed Dial oder BLF) auswählen, eine Bezeichnung und die Nummer hinterlegen.
Nach dem Editieren müssen Sie auf "Provisionieren" klicken, damit Ihr Telefon die Änderungen übernimmt. Sollten Sie, nach dem Sie Änderungen vorgenommen haben, vergessen zu provisionieren, wird Sie das Programm darauf hinweisen. Die Provisionierung kann ein paar Minuten dauern.

Kontakte

Über den Menüpunkt Ansicht > Kontakte anzeigen können Sie Ihre Kontakte am linken Fensterrand anzeigen bzw. ausblenden lassen. Es gibt folgende Kategorien von Kontakten:

• Die internen Kontakte sind die Kontakte der Benutzer Ihrer Telefonanlage, denen eine Extension zugewiesen ist. Jeder Benutzer hat lesenden Zugriff auf alle internen Kontakte, kann sie aber nicht bearbeiten.
• Die Gruppenkontakte sind die Kontakte, die Ihrer Benutzergruppe zugeordnet sind. Sie und alle Mitglieder Ihrer Gruppe haben vollen Zugriff auf diese Kontakte und können Sie auch bearbeiten.
• Ihre privaten Kontakte können nur Sie selbst sehen und bearbeiten. Sonst hat kein anderer Benutzer Zugriff auf diese.
• Die Outlook-Kontakte erscheinen, falls Sie eine lokale Outlook-Installation auf Ihrem Rechner haben. Es werden alle Kontakte angezeigt, die in Outlook gespeichert sind. Diese Kontakte können Sie nicht bearbeiten oder löschen sondern nur anzeigen lassen. Änderungen müssen in Outlook durchführen.

Desweiteren sind die Kontakte nach Firmen kategorisiert. Durch Rechtsklick auf einen Hauptknoten öffnet sich ein Kontextmenü. Dort können Sie einen neuen Kontakt zu der entsprechenden Kategorie hinzufügen oder Kontakte aus anderen Anwendungen (mittels CSV-Datei) importieren sofern Sie Rechte dazu haben. Als Benutzer können Sie lediglich private Kontakte mit einem Limit von 100 Kontakten pro Import importieren. Als Administrator dürfen Sie auch Gruppenkontakte importieren. Exportieren (ebenfalls als CSV-Datei) dürfen Sie aus jeder Kategorie. Sie können auch die Kontakte einer gesamten Kategorie auf einmal löschen.

Mit einem Rechtsklick auf einen Kontakt können Sie diesen bearbeiten, löschen oder ihm neue Nummern hinzufügen. Per Mehrfachauswahl (STRG + Selektieren) haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere Kontakte bzw. Nummern auf einmal zu löschen. Durch Rechtsklick auf eine untergeordnete Nummer können Sie diese anrufen, bearbeiten, löschen oder (falls Sie die Basic-Version besitzen) auch einen Anruf planen. Alternativ können Sie auch durch Doppelklick auf eine Nummer den Anruf direkt starten.

Hotkey für Anruf (nur Windows, Basic benötigt)

In den Einstellungen können Sie einen Hotkey auswählen, mit dem Sie einen Anruf starten können. Markieren Sie dazu (z.B. im Browser) die Telefonnummer, die Sie anrufen möchten, und drücken Sie anschließend den eingestellten Hotkey. Der Anruf wird sofort gestartet. Standardmäßig ist ALT + C eingestellt.
Hinweis: Dieses Feature ist momentan nur unter Windows verfügbar.

Anrufhistorie (Basic benötigt)

Unter dem Menüpunkt Ansicht > Anrufinformationen anzeigen lässt sich die Historie, der Anrufbeantworter und der Planer einblenden. In der Historie sehen Sie Informationen über Ihre Telefongespräche der letzten sieben Tage (max. 100). Das Icon am Anfang einer Spalte gibt an, ob es sich um einen internen, ausgehenden oder eingehenden Anruf handelt. Befindet sich der Anrufer bzw. Angerufene in Ihren Kontakten, so wird in der Historie statt der Nummer der Name des Kontaktes angezeigt.

Durch Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet sich ein Kontextmenü. Sie haben dort die Möglichkeit, den Gesprächspartner anzurufen oder den Rückruf einzuplanen. Sie können den Anrufer auch zu Ihren Kontakten hinzufügen. Wählen Sie dazu zuvor den entsprechenden Kontakt in Ihrer Kontaktliste aus. Sie können auch mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Historie die jeweilige Nummer zurückrufen.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Historie eines bestimmten Zeitraums zu exportieren. Dies geschieht mittels Download in eine CSV-Datei. Bei größeren Datenmengen kann der Export eine Zeit lang dauern, wählen Sie den Zeitraum also mit Bedacht.

Anrufbeantworter (Basic benötigt)

Wenn für Ihr Telefon ein Anrufbeantworter konfiguriert ist, können Sie diesen über das Programm bedienen. Dieser befindet sich neben der Historie. Sie erhalten eine Auflistung von allen aufgezeichneten Sprachnachrichten. Alle neuen Sprachnachrichten, die Sie noch nicht abgehört haben, sind in der Liste rot markiert. Sobald Sie eine Sprachnachricht anhören, wird diese in Ihrer Telefonanlage gespeichert. Erst durch ein explizites Löschen wird die Nachricht gelöscht.

Durch einen Rechtsklick auf eine Nachricht öffnet sich ein Kontextmenü. Dort können Sie den Anrufer zurückrufen, ihn in Ihren Kontakten speichern, den Rückruf planen oder die Nachricht löschen. Per Mehrfachauswahl (STRG + Linksklick) können Sie auch mehrere Nachrichten auf einmal löschen.

Anrufplaner (Basic benötigt)

Der Anrufplaner dient zum Verwalten Ihrer geplanten Anrufe. Durch Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie Planungen hinzufügen, bearbeiten, ausführen oder löschen können. Per Mehrfachauswahl (STRG + Linksklick) können Sie auch mehrere Planungen auf einmal löschen. Eine Planung besteht aus der Telefonnummer, einer Deadline und einer optionalen Notiz. In der Auflistung Ihrer Planungen gibt es unterschiedliche Icons:

• Rote Uhr: Die geplante Deadline wurde überschritten
• Blaue Uhr: Die geplante Deadline wird innerhalb der nächsten zwei Stunden erreicht
• Schwarze Uhr: Die Deadline liegt in ferner Zukunft

Wenn eine Deadline erreicht wurde, erinnert Sie das Programm daran. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, das Ihre überschrittenen Deadlines anzeigt. Erledigte Planungen müssen Sie selbst wieder löschen.

Rufumleitung (Pro benötigt)

Über den Kurzwahltasten befindet sich eine Auswahlbox für Ihre Rufumleitung. Ist dort eine Nummer ausgewählt, werden sämtliche Anrufe Ihrer Nebenstelle an die angegebene Nummer umgeleitet. Einträge in der Auswahlbox können Sie durch Rechtsklick bearbeiten. Um die Rufumleitung zu deaktivieren, wählen Sie den leeren Eintrag aus.

Benutzerstatus (Pro benötigt)

Unter dem Display befindet sich ein Auswahlfeld für Ihren Status. Dort können Sie einstellen, ob Sie gerade verfügbar, beschäftigt oder in der Pause sind. Ihr aktueller Status wird anderen Benutzern im Operator Panel angezeigt. Nur wenn Sie gerade verfügbar sind, können andere Benutzer Sie über das Operator Panel anrufen.

Operator Panel (Pro benötigt)

Das Operator Panel öffnen Sie unter dem Menüpunkt Ansicht > Operator Panel öffnen. Über den selben Menüpunkt können Sie es auch wieder schließen. Im Operator Panel haben Sie eine Übersicht über alle Extensions, die sich in der (oder den) selben Gruppe(n) wie Ihre Extension befinden. Sie können Sie Anzeige weiter einschränken, indem Sie die Filter am oberen Fensterrand verwenden. Das Operator Panel befindet sich immer im Vordergrund vor allen anderen Fenstern, damit es leichter zu bedienen ist. Folgende Aktionen sind möglich:

• Durch Linksklick auf eine verfügbare Extension (grün) können Sie diese anrufen.
• Durch Linksklick auf eine klingelnde Extension (gelb) können Sie den eingehenden Anruf entgegennehmen.
• Per Drag and Drop können Sie einen eingehenden Anruf (gelb) an eine andere Extension transferieren.

Über die Option Ansicht > Operator Panel andocken können Sie das Operator Panel an das Hauptfenster andocken. Die relative Position zum Hauptfenster bleibt dann erhalten, wenn Sie das Hauptfenster verschieben. Um die relative Position des Operator Panels zu ändern, können Sie es einfach verschieben. Dieses Verhalten kann jederzeit aktiviert und deaktiviert werden.

eSIP-Client (Pro+ benötigt)

Der eSIP-Client dient als Ersatz für ein echtes Hardware-Telefon. Durch die Verwendung von eSIP können Sie komplett auf einen physischen Telefonhörer verzichten und stattdessen ausschließlich die Software und bspw. ein Headset zum Telefonieren benutzen.

Unter dem Menüpunkt eSIP können Sie den eSIP-Client starten und beenden. Der Client lässt sich über die Einstellungen in FusionCTI konfigurieren. Die Konfiguration sowie das Starten von eSIP sind ausschließlich in der Pro+ Version möglich. Sie können eSIP und FusionCTI die selbe oder unterschiedliche Nebenstellen zuweisen:

• Wenn Sie beiden Anwendungen die selbe Nebenstelle zuweisen, so dient der eSIP-Client als Ersatz für ein Hardware-Telefon. Ist der Client gestartet, wird dieser automatisch zum Telefonieren verwendet, sobald Sie im FusionCTI eine Nummer wählen.
• Falls Sie eSIP eine andere Nebenstelle zuweisen, so können Sie beide Applikationen parallel für unterschiedliche Nebenstellen verwenden, allerdings wird dann für FusionCTI weiterhin ein Hardware-Telefon zum Telefonieren benötigt.